全員注意!會議通知 Meeting Notice來了

20023
每周二將與聯合報一起同步刊出

Train Station

會議通知 Meeting Notice

Diana是公司人事室(Personnel)的專員,負責辦理員工活動(staff activities)。一年一度的員工旅遊要到了,為此她發了一封會議通知(meeting notice)請同事們來討論本年度的旅遊景點。會議通知裡會有哪些訊息呢?

看懂會議通知好簡單

會議通知裡最重要的資訊不外乎是日期(date)、時間(time)、地點(place)和目的(purpose)。把握住這幾項關鍵資訊,就能提早做好心理準備,準時出現(show up),有效率地討論好重要議題。若有相關的問題,就打分機(extension)找主辦人(organizer)問個明白囉!

會議通知

任務一:抓出關鍵訊息

假如你是公司同事,讀完會議通知後,你是否掌握其中的重點資訊?請將關鍵資訊寫在你的記事本上吧!

關鍵訊息

本題答案

關鍵訊息答案

為了讓這次的會議順利進行,Diana與同事Tom討論開會時所需要的設備和資料。

籌備會議輕鬆聽

準備一場有效率的會議可沒有想像中容易,需要事前的許多討論(discussion) 和準備(preparation)。若能讓與會者(participant)提前拿到會議流程(meeting agenda),就可以提高開會效率。除此之外,還需要再度確認場地(venue)和設備(equipment),才能面面俱到!

任務二:釐清工作流程和待辦事項

請根據聽到的對話,判斷下面的敘述是否正確。

____ 1. The agenda will be sent to all participants on Thursday.

____ 2. Diana has to check the projector before the meeting.

____ 3. Tom will print out the agenda and bring it to the meeting.

本題答案/原文

  F   1. 議程表會在星期四寄給與會者。
  T   2. 黛安娜必須在開會前檢查投影機。
  T   3. 湯姆會將議程表印出來並帶去開會。

Diana:
Hi, Tom, do you have time to discuss the meeting on Thursday?
 
Tom:
Sure.
 
Diana:
I will have the meeting agenda and information pack ready this afternoon. I can send them to all participants tomorrow. 
 
Tom:
Hmm…Tomorrow is Tuesday. That won’t be too late. I’ll print out the agenda and bring it to the meeting. Do you need any special equipment for your presentation?
 
Diana:
I’ll need a projector.
 
Tom:
Be sure that the projector works before the meeting.
 
Diana:
No problem.
單字與片語聚光燈
  1. attend (v.) 出席;參與
  2. agenda (n.) 議程表
  3. participant (n.) 參與者;與會者
  4. presentation (n.) 簡報
  5. projector (n.) 投影機
超實用文法句型

Be sure that the projector works before the meeting.

Be sure 是「確定;確保」的意思,將原形動詞直接放在句首是祈使句的用法,是一種比較強烈的語氣,常用在叮嚀、提醒對方要注意某件事情時。類似的用法還有 make sure,例如:You have to make sure everything is ready, okay?

小試身手: 閱讀測驗
會議通知

原文翻譯

會議通知翻譯
What’s the purpose of this meeting?
  (A) To decide who can join the staff trip
(B) To choose the destination of the trip
(C) To know the exact date of the trip
(D) To discuss the budget for the trip

本題翻譯/答案

(B) To choose the destination of the trip (選擇員工旅遊的目的地。)
此次會議的目的為何?
(A) 決定誰可以參加員工旅遊
(B) 選擇員工旅遊的目的地
(C) 了解員工旅遊的確切日期
(D) 討論員工旅遊的預算
由 “In the meeting, you’ll vote for the destination of the trip.” 此句得知,此次開會的主要目的是要投票決定旅行的目的地,故選 (B)。
What is true about the meeting?
  (A) Not everyone in the office is invited.
(B) The meeting will be held in the morning.
(C) Attendees are asked to reply before Thursday.
(D) Employees with questions should call ext. 209.

本題翻譯/答案

(D) Employees with questions should call ext. 209.
(有疑問的員工應撥打分機209。)
關於會議,何者正確?
(A) 並非所有的辦公室員工均被邀請。
(B) 會議於早上舉行。
(C) 參與者被要求於週四前回覆。
(D) 有疑問的員工應撥打分機209。
由標題 “Attention all co-workers!” 可知,所有同事都被邀請參加此會議。內文第二句說出會議於下午舉行,且通知內容只說有疑問者請撥打分機209,而沒有要大家回覆是否參加此會議,所以正確答案為 (D)。

此專欄內容由實踐大學陳超明教授和國立台北商業大學蕭婉珍老師 撰稿

 

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